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管(guan)理者(zhe)在任何(he)組(zu)織里都只(zhi)占很小的比例，卻(que)攸關組(zu)織未來(lai)的前途。他們掌控時間的方式和(he)那(nei)些非管(guan)理者(zhe)對(dui)于時間管(guan)理的考慮大不相(xiang)同——后者(zhe)的貢(gong)獻(xian)主(zhu)要來(lai)自于時間與努力(li)。

相(xiang)對而(er)言，管理(li)者(zhe)的(de)貢獻來自(zi)于他們的(de)判(pan)斷(duan)(duan)力(li)與影響力(li)，時間(jian)管理(li)是(shi)讓(rang)(rang)他們的(de)判(pan)斷(duan)(duan)命(ming)中率達(da)到百分之百，讓(rang)(rang)所運用的(de)影響力(li)發揮最大(da)功(gong)效的(de)一種(zhong)策略(lve)。

管理者必(bi)須借(jie)著巧妙運用時間(jian)管理的內容與時機，盡可能增加自(zi)己的可支(zhi)配時間(jian)。

1

管理者的時間(jian)管理

管理(li)者的時間管理(li)包括下列4大要素（但不局限于此(ci)）

• 老板(ban)占用的(de)時間

用來完成老板(ban)所(suo)要求的工作。在未(wei)考慮會直接與立即實(shi)施的懲罰之前(qian)，管理者不能等(deng)閑(xian)視之。

• 組織占用的時間(jian)

這些時間(jian)是用來處理管理者尋求平(ping)級支援(yuan)時，對方所提出的要求。雖然(ran)不(bu)至于遭到直接(jie)與立(li)即的懲罰，但(dan)也(ye)不(bu)能輕易忽略(lve)這些要求。

• 自己占用的時間

這些(xie)時(shi)間(jian)是用來完成管(guan)理者(zhe)原本(ben)要做或同意去做的事情。這類時(shi)間(jian)中有相當大的比例會被下(xia)屬(shu)占用，因此又稱為“下(xia)屬(shu)占用的時(shi)間(jian)”。剩下(xia)的時(shi)間(jian)才屬(shu)于自己，也稱為“可(ke)支配時(shi)間(jian)”。

管理者如果無法(fa)有效地運用這些時間(jian)，便(bian)會受到(dao)微妙而(er)嚴厲的非(fei)行政處罰，包括找不(bu)到(dao)下屬、自己的時間(jian)不(bu)夠用以及(ji)沒(mei)時間(jian)與家人相(xiang)處等。

• 外界占用的(de)時間

這些時間(jian)是(shi)用來滿足顧客、投資者(zhe)、供應商、政府機(ji)構與社會團體需求之(zhi)用。如果忽(hu)略他們(men)的(de)要求，他們(men)也(ye)(ye)可(ke)能忽(hu)略我們(men)的(de)要求——無論是(shi)哪一種情(qing)況，我們(men)也(ye)(ye)可(ke)以關(guan)門大吉了。

為了掌握時(shi)間(jian)(jian)管(guan)理(li)與集中可支配時(shi)間(jian)(jian)，管(guan)理(li)者必(bi)須掌控(kong)好工作的時(shi)機與內容。如何(he)恰當地運(yun)用自己的時(shi)間(jian)(jian)便(bian)成了需(xu)要(yao)考慮的最(zui)主要(yao)因素(su)。

管理者的(de)策(ce)略(lve)在于增加自(zi)己的(de)時(shi)間(jian)，通常是(shi)借由(you)縮小或盡(jin)快解(jie)決(jue)下屬占用的(de)時(shi)間(jian)比例，亦(yi)即消除“往上(shang)指派的(de)工作”（upward delegation），這樣(yang)他們就可以(yi)運(yun)用額外的(de)時(shi)間(jian)，妥善處理老板與組織交付的(de)任(ren)務。

然而，大(da)多(duo)數管理者(zhe)的許多(duo)時(shi)間被下屬占用的時(shi)間浪費掉了，對此他(ta)們甚至(zhi)還(huan)懵(meng)懂(dong)不知。我(wo)們將以“背(bei)上的猴子”為比喻，檢視下屬占用(yong)時間(jian)的發生原(yuan)因，以及管(guan)理者的應對之道。

2

誰背上有猴子(zi)

“猴子”就是雙方談話結束(shu)后的下一個行動(dong)步(bu)驟。猴子不是(shi)問題、項(xiang)(xiang)目(mu)、計(ji)劃或機會，猴子只是(shi)解決問題、進行(xing)項(xiang)(xiang)目(mu)計(ji)劃或是(shi)投入機會的下一(yi)個行(xing)動(dong)步驟、下一(yi)個措施。

如果(guo)我(wo)要(yao)求你(ni)和(he)會計部門(men)談談，那是一項(xiang)任務(wu)。如果(guo)我(wo)要(yao)求你(ni)寫(xie)一封(feng)信，那也(ye)是一項(xiang)任務(wu)。如果(guo)我(wo)要(yao)你(ni)打電話，這也(ye)是任務(wu)。

何以(yi)如(ru)此(ci)？因為它們都(dou)能在某個(ge)時間與地點完(wan)成。因此(ci)，這(zhe)些事(shi)務與我(wo)所定義(yi)的“猴子(zi)”，亦即“下(xia)一個(ge)步驟”都(dou)可以(yi)互相對應。

• 情境1

正(zheng)當(dang)你(ni)沿(yan)著走(zou)廊(lang)走(zou)過去(qu)，走(zou)廊(lang)另一端迎面(mian)而(er)來的是你(ni)的下屬喬治。當(dang)你(ni)們(men)兩個人在(zai)走(zou)廊(lang)上打照(zhao)面(mian)時，他對你(ni)說：“早(zao)安，領導！對了，我們(men)這里(li)有些問(wen)題！”

這(zhe)句話讓你(ni)就站在走廊上聽喬治將問題的來龍去脈說了一遍。接著，30分鐘之后，你(ni)對(dui)他說：“我會重新想一遍，再告訴(su)你(ni)要怎么(me)做。”他回(hui)答說：“那樣(yang)也好。”

現在，當你離(li)開(kai)公(gong)司(si)時，誰有他背上的那(nei)只猴子？你。因為猴子成(cheng)功地從下(xia)屬背(bei)上(shang)跳到你的(de)(de)背(bei)部，接受(shou)這只(zhi)猴子的(de)(de)同時(shi)，你讓喬治把(ba)你變成(cheng)他(ta)的(de)(de)下(xia)屬，因為你做了兩件下(xia)屬要幫主管(guan)做的(de)(de)事情：第一，你從他(ta)身上(shang)接下(xia)任務(wu)；第二，你答應給(gei)他(ta)進度報告。

你扮演解決(jue)問題(ti)者(zhe)的角色(se)。喬治扮演了監(jian)督者(zhe)的角色(se)。這種監(jian)督形(xing)式(shi)是一種逆(ni)向的管理(li)，猶如金字(zi)塔(ta)被倒轉過來，由下屬來監(jian)督管理(li)者(zhe)。

• 情境2

我(wo)(wo)們再(zai)一次(ci)假(jia)設，現在我(wo)(wo)和另一位(wei)同事瓦萊麗(li)開會，我(wo)(wo)答應對她擬定的那份(fen)公關(guan)提案(an)盡可能(neng)給予所需的支援。我(wo)(wo)給她的臨別(bie)贈言是：“讓我(wo)(wo)知道，我(wo)(wo)可以幫(bang)上什么(me)忙。”

又來了，猴(hou)子(zi)原(yuan)本(ben)在她的背上。究竟會在她背上待多久呢？瓦(wa)萊(lai)麗知(zhi)道(dao)她無法(fa)知(zhi)道(dao)，除非她的提案獲得我的同意。

根(gen)據她的經驗，她也了解她的提案(an)可能躺在(zai)我的公文包里好幾(ji)個星期，直(zhi)到(dao)我再(zai)度(du)看到(dao)它。誰(shui)背上(shang)有這只猴子？誰(shui)在(zai)督導(dao)誰(shui)？原地打轉(zhuan)和(he)遭遇瓶頸的情節又再(zai)度(du)出現(xian)了。

每一(yi)只猴(hou)子都會有兩邊的人(ren)馬(ma)介入：一(yi)方(fang)負(fu)責(ze)解決，另一(yi)方(fang)負(fu)責(ze)監督。重(zhong)要的爭議在于，由誰(shui)展開下一(yi)步？展開下一(yi)個步驟的人(ren)就有猴(hou)子。

往上(shang)(shang)躥升的猴(hou)子(zi)”足以說明下屬(shu)占用的時(shi)間(jian)，并且會啃噬你大部分的可(ke)支(zhi)配(pei)時(shi)間(jian)。下屬(shu)占用的時(shi)間(jian)由(you)猴(hou)子(zi)成功地從下屬(shu)的背上(shang)(shang)跳到(dao)主(zhu)管背上(shang)(shang)的那(nei)一刻開(kai)始，除非猴(hou)子(zi)能回到(dao)照顧喂(wei)養(yang)它的正確的飼養(yang)人身上(shang)(shang)，否則下屬(shu)將永(yong)遠占用你的時(shi)間(jian)。

每個人的(de)可(ke)支配(pei)(pei)時間(jian)(jian)有限(xian)，通常管理(li)者的(de)可(ke)支配(pei)(pei)時間(jian)(jian)大多被下屬(shu)占用，他用這些(xie)時間(jian)(jian)幫下屬(shu)解決疑難問(wen)題(ti)，想出事情給他們(men)做。

只有(you)能控制下屬占用自(zi)己時(shi)間的(de)(de)管理(li)(li)者，才能夠(gou)增加自(zi)己的(de)(de)可支配時(shi)間，讓自(zi)己能夠(gou)處理(li)(li)需要優先辦理(li)(li)的(de)(de)工(gong)作或私人事務。

如果管理者無法減少被下屬(shu)占用的時(shi)間，就會出(chu)現：“為什么管理者沒(mei)時(shi)間，下屬(shu)沒(mei)事做？”這個大問(wen)題。

3

做(zuo)專業的猴子管理者

再(zai)來演(yan)繹喬(qiao)治(zhi)在(zai)(zai)走廊上所發生的情(qing)況(kuang)。喬(qiao)治(zhi)和我在(zai)(zai)走廊上相遇(yu)時，猴子試著從喬(qiao)治(zhi)背上跑掉。喬(qiao)治(zhi)跟我說：“嗨，安肯！我們有問(wen)題。”

我(wo)們就在走廊上(shang)花了(le)30分鐘討論這(zhe)(zhe)個(ge)議題，之后，我(wo)說：“喬治(zhi)，我(wo)不(bu)知道時間過得(de)這(zhe)(zhe)么快(kuai)，但我(wo)有事要辦。我(wo)們對這(zhe)(zhe)件事情只是略(lve)知一二罷了(le)，還需要進(jin)一步的考慮。”

在此情況下(xia)，“進一步考慮(lv)”這只猴子還很(hen)模糊、很(hen)不(bu)具體！

“喬(qiao)治，要對這件事情(qing)(qing)進(jin)一(yi)步(bu)(bu)考(kao)慮的人(ren)只有你和我(wo)。現在，既然我(wo)是上司，你就要負責把事情(qing)(qing)做進(jin)一(yi)步(bu)(bu)的考(kao)慮。因(yin)此(ci)，下午四點半，到我(wo)辦公室(shi)來(lai)一(yi)趟，提出可行(xing)的進(jin)一(yi)步(bu)(bu)想法。”

現(xian)在猴子在哪里(li)？在喬治(zhi)的(de)背上。誰(shui)扮演(yan)解決問(wen)題者？喬治(zhi)。我扮演(yan)怎樣的(de)角色？監督者。

下午兩點鐘(zhong)左右(you)，我探頭進喬(qiao)治(zhi)的(de)辦公(gong)室說：“嗨，喬(qiao)治(zhi)！你(ni)的(de)猴子(zi)現在(zai)處(chu)理(li)得如何？”這句話是(shi)為了弄(nong)清(qing)誰才是(shi)管理(li)者而說的(de)，以防他忘記。

下午(wu)四點半，如果(guo)他沒出(chu)現在我的辦公室，我們稱此(ci)情形為“不服從”。身為管理者的你，對這個(ge)游戲已經漸入佳境(jing)。

千萬記住“猴子”的(de)定義(yi)：兩人(ren)談話結束時(shi)的(de)下(xia)一(yi)(yi)個(ge)步(bu)驟。所以，無論(lun)問(wen)題是什么，下(xia)屬(shu)永遠是承接(jie)下(xia)一(yi)(yi)個(ge)步(bu)驟的(de)那一(yi)(yi)方。這一點相(xiang)當重要，原因有二：

第一，讓下屬自(zi)覺地說(shuo)出(chu)“我有問(wen)題”，你自(zi)然就(jiu)具備分派任務(wu)的能力；

第二，如果他(ta)們說“我們有(you)問(wen)題”，那么(me)除非你(ni)先解決你(ni)所(suo)遇到的問(wen)題，把問(wen)題丟還給他(ta)們，否(fou)則你(ni)將無法分派任務。

如果他們劈頭便說：“我有問題”，那么分(fen)派(pai)任(ren)務就(jiu)變得(de)更簡單，只要順其自然，保持現狀即可。

4

讓猴子跳回主人背上(shang)

現在(zai)猴子(zi)在(zai)誰的身上？喬(qiao)治(zhi)(zhi)。誰有任務在(zai)身？喬(qiao)治(zhi)(zhi)。誰要(yao)控制工作(zuo)進度與內(nei)容？喬(qiao)治(zhi)(zhi)。但是誰有較多的時間(jian)？哈，在(zai)下(xia)。

這(zhe)就是專業(ye)管理者(zhe)訓練下屬的(de)方法。但距離喬治成為他(ta)想擔任(ren)的(de)真正獨當一(yi)面(mian)的(de)管理者(zhe)，他(ta)還有(you)一(yi)段(duan)很長的(de)路(lu)要(yao)走。但整(zheng)個旅程即使路(lu)途遙遠，也(ye)要(yao)踏出第一(yi)步、下一(yi)步，以及采(cai)取相關措施和進行(xing)猴子管理才(cai)行(xing)。

如果對(dui)喬治(zhi)而言(yan)，猴子(zi)管理是一種全新的經(jing)驗，那(nei)么，他(ta)可(ke)能(neng)(neng)已開(kai)始顯現出緊(jin)(jin)張(zhang)的癥狀。他(ta)可(ke)能(neng)(neng)會緊(jin)(jin)張(zhang)抽搐、胃脹(zhang)氣、頭(tou)痛欲(yu)裂。他(ta)相(xiang)信(xin)自己需要(yao)有人幫(bang)他(ta)喂食猴子(zi)，也會來找我（他(ta)的上司）幫(bang)這個忙。

通常(chang)，當下屬向上司(si)求救時(shi)，他所尋找的不是一(yi)(yi)個解決方案，而是一(yi)(yi)個解決問題者。

因(yin)此，首先(xian)要先(xian)了(le)解情況(kuang)；其次要確定基本(ben)規則，當達成共識之后，我就可以幫(bang)上(shang)忙。所以，我們展開了(le)如下(xia)的(de)對(dui)話：

我(wo)對喬治說：“我(wo)希望(wang)自己盡可能幫你(ni)的(de)忙。協助你(ni)是(shi)我(wo)的(de)職責。但是(shi)為了協助你(ni)，我(wo)們必須先達(da)成共識。告訴我(wo)，喬治，這是(shi)你(ni)的(de)問(wen)題(ti)還是(shi)我(wo)的(de)問(wen)題(ti)？”

喬治回答(da)說：“安肯，就我記憶所及，我們把它界(jie)定(ding)為我的問題吧(ba)！”

我說(shuo)：“好，接下來就是基本(ben)規(gui)則(ze)。”

“因為一(yi)旦你的問題(ti)變成我的問題(ti)，那么，你再也(ye)沒有(you)問題(ti)可言，而(er)我也(ye)無法(fa)幫一(yi)個沒問題(ti)的人(ren)去解決問題(ti)，但我很(hen)想幫助(zhu)你。在(zai)任(ren)何約定(ding)好的時間里，你可以(yi)要(yao)(yao)求我幫忙(mang)，而(er)我們(men)也(ye)可以(yi)共同決定(ding)，下一(yi)個步(bu)驟是什么，以(yi)及我們(men)兩人(ren)哪一(yi)個要(yao)(yao)執行。”

“當下一(yi)步驟(zou)變成是我來執行時，當然這(zhe)種情況很(hen)少(shao)，你(ni)我兩(liang)人必(bi)須共同決(jue)定，而不是我獨自去做下一(yi)步。喬(qiao)治，你(ni)接受(shou)這(zhe)個(ge)基本(ben)規則(ze)嗎？”

他說：“好。”

我(wo)說：“還有，你何時會展開(kai)下(xia)一個步(bu)驟？”

他說：“嗯，我下午會找(zhao)會計部(bu)門談談。”

“你何時(shi)要回(hui)我辦公室，告訴我你的決定(ding)？”

他說：“明天早上(shang)九點。”

喬治站起來，走出我(wo)的(de)辦公(gong)室(shi)。猴子(zi)在他的(de)背上，我(wo)把時(shi)間寫在工作日(ri)程上。往后的(de)24小時(shi)，我(wo)只(zhi)要等(deng)著他就(jiu)好，他再也不(bu)必等(deng)我(wo)。

我(wo)很確(que)定(ding)為(wei)何(he)我(wo)將(jiang)面談時間(jian)寫在工作日程上。這(zhe)不是(shi)(shi)(shi)為(wei)了恐(kong)嚇(xia)，只是(shi)(shi)(shi)要他知(zhi)道(dao)明天(tian)約定(ding)的(de)確(que)切時間(jian)，如(ru)果(guo)過(guo)了這(zhe)個時間(jian)，他沒有出(chu)現，或是(shi)(shi)(shi)兩手空(kong)空(kong)地出(chu)現，那么(me)，他就是(shi)(shi)(shi)一個不服從的(de)下屬。

我必須重申一遍(bian)，要求(qiu)下屬(shu)出現，要求(qiu)他在會議上有工作(zuo)成果報告，這是相(xiang)當合(he)理(li)的要求(qiu)。

“背上的(de)猴子(zi)”這(zhe)個比(bi)喻(yu)，重點在于將任務(wu)從主(zhu)管背上轉移到下屬的(de)背上，并讓(rang)它們(men)乖(guai)乖(guai)待在那里(li)。

但在主(zhu)管可以幫下屬(shu)(shu)找到任(ren)務(wu)(wu)之前(qian)，他們應該先明白(bai)，任(ren)務(wu)(wu)在下屬(shu)(shu)身(shen)(shen)上(shang)。一旦主(zhu)管扛起任(ren)務(wu)(wu)，下屬(shu)(shu)就沒有(you)任(ren)務(wu)(wu)在身(shen)(shen)，而主(zhu)管也就只(zhi)能和(he)自己的可支配(pei)時間道別。這時，所有(you)的時間會(hui)轉換成下屬(shu)(shu)占用的時間。

如(ru)果那(nei)就是下(xia)屬占用時間(jian)與可(ke)支(zhi)配(pei)時間(jian)的(de)(de)主要(yao)差異，那(nei)么，獲得你需要(yao)的(de)(de)一點點可(ke)支(zhi)配(pei)時間(jian)，應該是一件相當容易的(de)(de)事(shi)情。你應該做(zuo)的(de)(de)事(shi)情就是讓猴(hou)子留(liu)在(zai)它應該停留(liu)的(de)(de)地方——下(xia)屬的(de)(de)背(bei)上。

5

喂養猴子的6大(da)原則

一旦你(ni)(ni)將猴(hou)子(zi)(zi)交(jiao)付(fu)給某人(ren)(ren)，你(ni)(ni)們兩(liang)人(ren)(ren)就必須確定他在處理(li)猴(hou)子(zi)(zi)上享有多少的自由權限，以免讓下(xia)屬以為(wei)你(ni)(ni)對這些猴(hou)子(zi)(zi)深感興趣。

為了猴(hou)子(zi)(zi)的(de)(de)健康著想，你仍需進一(yi)步實施預防(fang)對(dui)策。劃分清楚照顧猴(hou)子(zi)(zi)的(de)(de)責任(ren)，給(gei)予下(xia)屬明確的(de)(de)行動自由，足以讓猴(hou)子(zi)(zi)存活下(xia)來，卻不足以讓猴(hou)子(zi)(zi)茁壯成(cheng)長。據此(ci)，我將仔細(xi)描述具體的(de)(de)行動規(gui)則，我稱之為“喂養猴(hou)子(zi)(zi)的(de)(de)6大規(gui)則”。

規(gui)則1：千萬(wan)不要讓它們被活活餓死。

規則2：只(zhi)要你找到(dao)需(xu)要喂養的猴(hou)子，你的下(xia)屬就要找出時間喂食(shi)它們，但千萬不要過(guo)量(liang)。

規則3：按照喂食(shi)進度表上(shang)的(de)時間(jian)和地點喂養猴(hou)子(zi)是下屬的(de)責任，主(zhu)管不必再沿途追逐(zhu)即將(jiang)餓死的(de)猴(hou)子(zi)，胡亂(luan)地喂食(shi)。

規則4：如果有沖突(tu)發生，預定喂(wei)(wei)食猴子(zi)的時間(jian)可在任何(he)一方的提(ti)議(yi)下，做(zuo)出更改，但不被視為延(yan)誤(wu)；事(shi)情(qing)毫無(wu)進展不能作為重新安排喂(wei)(wei)食時間(jian)的借口。

規則5：無論何時，應盡可能面(mian)(mian)對面(mian)(mian)地喂(wei)養(yang)猴子，或者使用電話(hua)(hua)，絕對不要用信件。備忘錄、電子郵(you)件、傳(chuan)真和(he)報(bao)告可以(yi)適(shi)用于喂(wei)食過程，但不能替代面(mian)(mian)對面(mian)(mian)的對話(hua)(hua)。

規則6：超過好幾(ji)頁(ye)的備(bei)忘(wang)錄、電子郵(you)件、傳(chuan)真和報(bao)告應(ying)該在一頁(ye)的摘要中(zhong)寫清楚，以便展開即(ji)時的對話。

讓我們(men)總結一下，運用安肯猴子管理(li)制度，將會讓下(xia)屬(shu)有(you)更多成長(chang)和擔負(fu)責任(ren)的(de)(de)(de)機會，而且你應(ying)該先以安全(quan)有(you)效的(de)(de)(de)任(ren)命幫他們鋪(pu)路，也要給(gei)予自(zi)己必要的(de)(de)(de)時(shi)間去做(zuo)自(zi)己應(ying)該做(zuo)的(de)(de)(de)事情。

所以，讓猴子(zi)跟著你的(de)下屬，千萬不要不明不白地突然去接受猴子(zi)。猴子(zi)或許很狡(jiao)猾，它們會在你出其不意時(shi)找到(dao)門路跳到(dao)你身上。

如果你將猴子(zi)(zi)交付給(gei)了某人(ren)，務必要排好(hao)追蹤的(de)會議(yi)時間表。這(zhe)可(ke)以(yi)讓你將不期而(er)至的(de)干預降至最(zui)低，掌控每(mei)天(tian)的(de)行程(cheng)。這(zhe)也是管(guan)理猴子(zi)(zi)和(he)確定它們跟(gen)好(hao)主人(ren)的(de)唯一方法(fa)。